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残業を減らす方法が分からない、

残業を減らすように努力しているけれど成果が出ない、

とお悩みの中小企業経営者の方へ、残業を減らす方法についてお伝えします。

【働き方改革】残業を減らす３つのコツとは？　具体的な方法と就業規則ひな形

残業の減らし方、とは関係ありませんが、

私の友人で、ダイエットに成功した人がいます。

友人いわく、ダイエット成功のコツは、目標体重を設定し、

家族や友人、そしてフェイスブックなどで、目標を宣言することだそうです。

さらに、モチベーションを維持するため、

フェイスブックで毎日体重を投稿していたそうです。

そのおかげで、108kgあった体重が、わずか3カ月で、33㎏減量し、今では75㎏になりました。

目標を宣言することで、宣言した手前、途中で挫折したら恥ずかしい、必ず達成しなければという想いが生まれます。

人間は意思が弱いものです。

強制力が働かないと楽な方へ行ってしまいます。

残業についても同じことが言えるのではないでしょうか。

[topic color="red" title="残業を減らすコツは3つ"]

・朝礼で、終業時間を宣言する

・1日の仕事内容も合わせて宣言する

・管理職やリーダーは社員間の仕事量を均等化する

[/topic]

それぞれについて、具体例と共にご説明します。

残業しないコツ１：朝礼で終業予定時間を宣言する

Time to Plan

私が、残業削減コンサルティングを行わせていただいた会社では、

残業を減らすために、上司が部下に残業しないように指示するよう努めたり、ノー残業デーを設けるなどを実施していましたが、

一向に残業時間は減らないため、私の事務所にご相談をいただきました。

私がまず行ったことは、

部署間・チーム間での残業時間調査でした。

調査の結果、ほとんどの部署で月に30時間から40時間の残業を行っていました。

しかし、ある部署の残業時間は月に10時間と突出して少ない残業時間を記録していました。

この部署だけが仕事量が少なく、他の部署は仕事量が多いというわけではありません。

仕事量はさほど違わないのに、差が生じていたのです。

その違いを分析したところ、

残業時間が少ないこの部署は、

[keikou]終業予定時間を宣言し、定時までに仕事が片付かないと判断した場合は、事前に残業を申告していました。[/keikou]

他の部署は、残業を申告制にしていませんでした。

私は、経営者に対し、

終業予定時間を宣言し、残業が必要な場合は、申告制にするようアドバイスしました。

具体的には、

朝礼で、何時に仕事を終えるかを宣言します。

残業が必要な場合には、残業予定時間数を宣言します。

これは、アメリカの心理学者の、ロバート・キング・マートンが提唱する、

[keikou]「予言の自己成就」[/keikou]と言います。

宣言（この場合でいうと「○時までに仕事を終え帰宅します」）をした社員、もしくはそれを受け止めた社員が宣言を信じ、

宣言の後でそれに沿った行動を取ることにより、実際にその宣言が現実のものとして成就してしまうという現象をさします。

皆の前で宣言しあうことで、

「課長は5時には帰るので、少なくとも4時には報告事項をまとめて、4時10分には報告をしなければ間に合わない」

「彼は定時に仕事を終えると宣言していたけど、本日中に完了するように指示していた仕事はできるのかな？午後一に進捗状況を報告するように言っとかないと」

というように、部署またはチーム内で全体の動きを把握することができるようになります。

全社で、宣言制にすることにより、残業時間は確実に減り、業務効率も格段に向上しました。

しかし、メリットばかりではありませんでした。

一部社員から不満の声が上がっていたのです。

それは、仕事を家に持ち帰って仕事をしていたからです。

宣言制にし、見かけ上の残業時間を削減できたのは良かったのですが、

家に持ち帰り仕事をしていたのでは本末転倒です。

残業しないコツ２：終業予定時間だけでなく、1日の業務内容を宣言する

そこで、私は、終業時間を宣言することに加え、今日の業務内容も一緒に宣言するよう経営者にアドバイスをしました。

そうすることで、

「あなたの業務内容は、私の方が慣れているから、手伝いますよ」

「彼の業務量では、宣言した終業時間までには間に合わないだろう。他のメンバーにも割り振りする必要があるな」

「その仕事は今日中に行わなければいけないのか？」

など、短時間で終わらせるための仕組みや、協力体制が生まれるようになりました。

残業しないコツ３：部署内の仕事を均等化する

宣言することのメリットは、まだあります。

それは、仕事量が少なく、ダラダラ仕事をしていたり、

手持ち無沙汰にしている社員を減らすことにも役立つということです。

忙しく働いている社員の横で、必要最低限の仕事しかしていなかったり、

暇そうにしている社員がいると、不協和音が生まれます。

IT環境が普及したことにより、仕事のやり方が変わりました。

ITツールを活用することにより、効率的に仕事ができるようになりましたが、社

員が何をやっているのか把握しづらくなっています。

1日中真剣に、パソコンに向かっているからといって、必ずしも、終始仕事をしているとは限りません。

もしかしたら、仕事と関係のない、ネットサーフィンやSNS投稿をしているかもしれません。

今日する仕事内容を宣言することは、今日何を行っているかを把握することにも役立つのです。

管理職やリーダーは、社員間の仕事量を均等化し、適正な仕事量を指示する必要があります。

そのためにも、[keikou]毎朝朝礼で終業予定時間と仕事内容を宣言[/keikou]するようにしましょう。

まとめ

残業時間を減らすコツは

[keikou]・朝礼で、終業時間を宣言する[/keikou]

[keikou]・1日の仕事内容も合わせて宣言する[/keikou]

[keikou]・管理職やリーダーは社員間の仕事量を均等化する[/keikou]

残業時間の削減の方法にお悩みの中小企業経営者の方は、

悩む前に人事労務と働き方改革を得意とする社会保険労務士に、お早めにご相談ください。

「就業規則届・意見書」に関する書式例

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就業規則専門、神戸就業規則サポートセンター代表　社会保険労務士の清水がお伝えしました。

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