あなたの会社の就業規則
こんな状態ではありませんか？
- 社長の机の中に入ったまま
- 何年も改定されていない
- ひな形就業規則そのまま
- 実態とかけ離れた内容
- 読んでも意味が分からない
- 労働基準監督署から是正の指示を受けている
- 会社を守ることだけが書かれている
就業規則は、「会社のルール」です。
労使トラブルがあった時には会社を守れるものになっていなければなりません。
社員が働きやすい環境を作れるものになっていなければなりません。
日々改正される法律や会社の状況に合っていなければなりません。
最近では、中小企業の経営者の方から、次のようなご相談を多くいただいています。
- 法律が改正され、全員65歳まで雇用しなければならないの？
- 法律が改正され、契約が5年を超えたらパートを正社員にしなければならないの？
- SNSで会社の情報を書き込んでいる社員がいて対応に困っている
- ハラスメント社員への対応方法が分からない
- 問題を繰り返す社員に辞めてもらいたい
「高年齢者雇用安定法」「労働契約法」の改正・・・など法律改正に対応できていますか？
問題社員への適正な対応ができるようになっていますか？
労使トラブルを未然に防ぐことができるようになっていますか？
トラブルは小さなところから派生し、大きな問題に発展しかねません。
社員を雇用する限り常にリスクを抱えていることを知ってください。
ケース1
パートタイマーには退職金を支給しないのが慣例だが
「就業規則にパートに支給しないとは書いていない！」
と退職金を請求された。
就業規則が一つの場合、正社員と同じくパート職員にも適用されます。
その中に「パート職員には支給しない」旨の記載がなければ、支給しなくてはいけません。
なお正職員とパート職員は労働条件や待遇等に違いがあるので
別規定を作成する事が良いでしょう。
ケース2
従業員を解雇した後の賞与について
「在籍していた分の賞与を貰う権利はある！」
と従業員から詰め寄られた。
就業規則に「支給日に在籍していること」等の文言がなければ支給しなくてなりません。
ケース3
問題行動を繰り返す社員をクビにしたら
不当解雇と訴えられた
解雇を行うには、解雇事由を就業規則に定めておく必要があります。
解雇事由を列挙した場合、就業規則に定めがない事由で解雇はできませんので、不当解雇となります。
そのため会社としては該当事由を広くすることができるように
就業規則の解雇事由に「その他前記の事項に順ずる理由」
という解雇事由を明記しておくのが一般的です。
注意ポイント
就業規則の整備でトラブル予防！！ 起こってからでは遅い
「就業規則の内容」と「会社の実態や方向性」が合っていないと、トラブルになる確率が高くなります。
「いまは問題が起きてないから大丈夫・・・」であったとしても、就業規則に不備があればトラブルになるのは時間の問題です。
いつか事故に遭遇してしまいます。
そうならないためにも、まずは就業規則を会社の実態に合わせるようにする必要があります。
しかし、多くの会社では、就業規則が次のようになってしまっています。
就業規則の不備がトラブルを招く5つの理由
理由1
インターネットから無料でダウンロードできる就業規則の“ひな形”を使う会社が多くあります。
「とりあえずひな形どおり作っておけば大丈夫」と思うかもしれませんが、実際、“会社の規則”は一律で済むはずがありません。
また、就業規則に関する本を買って、その内容を真似するということもあると思いますが、御社の実態と合っていなければ意味がありません。
ひな形を活用することは問題ありませんが、ひな形は汎用性を重視しているので、どの会社にも当てはまるように書かれています。
重要なのは、自社の実態に合わせてアレンジすることです。
理由2
ひな形の多くが難しい文章を使っている場合が多く、就業規則は法律の条文のように難解な文章を作らなければいけないと思っている方が多いのではないでしょうか。
就業規則を開いた瞬間、読む気をなくす方もいらっしゃいます。
経営者にとってわかりにくいということは、従業員にとってはもっとわかりにくくなっているということです。
難しいことが良いのではなく、“従業員に内容を理解して守っていただくこと”のほうが大切です。
理由3
とりあえず作成したものの「社長の引き出しにしまったまま」という会社はとても多いのではないでしょうか。
つまり、社員に説明をしていない・経営者も見直していないということです。
就業規則ができたら、まず従業員に内容を説明しましょう。
また、新入社員研修でも同様に就業規則の説明を実施してください。
そして、経営者自身も内容を定期的に見直して、「いまの会社の実態と合っているかどうか」を確認する必要があります。
なぜなら、会社の状況や法律は年々変わっていくからです。
就業規則とは、会社のルールを示すものです。
トラブルの発生を防止するだけでなく、トラブルが起きた際には対応の拠り所となるものです。
会社の実態とあっていなければ、トラブルの元になります。
このような事態になる要因は、理由1と2でお伝えした内容が関係しています。
理由4
昔は、「正社員だけ」の就業規則があればよかったかもしれませんが、現在は、「契約社員」「パート・アルバイト」と、さまざまな雇用形態が存在しています。
複数の雇用形態があるにも関わらず、就業規則や給与規程を正社員だけを想定して1種類のみ作成していたとしたら、個別に問題が生じます。
当初は正社員だけを雇用していたけれども、複数の雇用形態になった現在でも、まだ対応していないか、すでにある規則は正社員を対象に考えているので、パートタイマー等はこれに含まれていないのが当然だろうと思い込んでおられるケースもあります。
ひとつの就業規則だけでなく、雇用形態に応じて作成したほうがトラブルを回避できます。
理由5
法律の改正によって、就業規則の内容を対応しなければならないこともあります。
たとえば、ハラスメント対応や定年後の継続雇用、有期労働契約に関する規定。
放っておくと、就業規則に規定していたとしても効力を発揮しないので、注意が必要です。
また、社会情勢の変化によって、就業規則を変更しなければならない場合があります。
たとえば、「メンタルヘルス」の問題。
メンタルヘルスで悩んでいる会社が増えてきています。
休んでは復帰し、また休み・・・と繰り返されると、会社の業務が滞りますし、職場のモチベーションも低下してしまいます。
また、最近では、「セキュリティ対策やソーシャルメディア」に関するトラブルも多くなってきています。
トラブルを未然に防ぎ、起きたトラブルにスムーズに対処することは、実は簡単です。
それは、「就業規則に具体的な文言を定める」ただそれだけです。
でもそれが簡単だと感じるのは問題が起こって事例が挙がったからです。
これが一つ一つの文言を危険性と法律の根拠を交えながら精査し、未然にトラブルを防ぐ措置を講ずるのはやはり骨が折れる作業です。
そういう事こそ法律や判例、最新の法改正を熟知した社労士が実力を発揮する場です。
簡単に作成した就業規則の怖さが分かった今だからこそ、就業規則の見直しを検討してみませんか？
就業規則を会社の実情に合った形に整備することで
- トラブルが起こってもスムーズに対処できるだけでなく、トラブルを未然に防ぐことができます。従業員だけでなく会社を守る強い手段になります
- 労働条件や職場規律を統一・画一的に定めることによって、合理的で効率的な労務管理を行うことができます
- 従業員一人ひとりが職場のルールを理解することによって、職場秩序を良好に保つことができるようになります
- セクハラやパワハラの防止、育児休暇や介護休暇など就業規則に定めてあれば、社員が安心して働くことができ、離職率の低下にもつながります
- 個人情報の管理に関するルールを定めることで、社員の危機管理意識をたかめ、リスクマネジメントに役立てることができます
- 就業規則を作成して労働条件を整備することでいい人材が採用できる可能性が高まります
- 就業規則があることで、スムーズに労務管理が行われ、会社全体のモラルが向上します
- 労使間の無用なトラブルを予防し、安定した労使関係を作ることができます
- 労働能率を高めることができ、会社の業績向上につながります
就業規則作成・見直しの流れ
どんな感じで就業規則の作成・見直しをしているのか、簡単な流れをご説明します。
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1お問合せ
まずはお問い合わせください。
電話・メールで受け付けています。
疑問点・不明点がある場合も、お気軽にご連絡ください。
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2ヒアリング
直接ご訪問またはオンラインで、現在の就業規則をもとにしっかりとヒアリングをしていきます。
「どのような状態にあるか？」「どういうルールにしたいか？」などを詳しく伺います。
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4作成変更内容のご提案／お見積もり
アリングが終わりましたら、作成変更点についてのご提案・お見積もりをいたします。
ご納得いただけた場合は、次のステップに進みます。
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5作成開始
実際に就業規則を作成していきます。
作成しながら、ある程度出来上がった段階で打ち合わせをおこないます。
打ち合わせは、ご納得いくまで実施します。
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6就業規則の完成
内容の修正などが終わりましたら、就業規則の完成となります。
最後までお読みいただきありがとうございます
当センターにいただく、就業規則の相談事例はさまざまです。
従業員とのトラブルが発生したので何とかしたい・・・
トラブルを未然に防いでおきたい・・・
従業員から質問があったけどうまく説明できない・・・
労働基準監督署の調査で是正するよう指示があった・・・
初めて就業規則を作るけど不安・・・
どんな状況であっても、「就業規則について考えるキッカケができた」いい機会です。
この機会に会社の実態に合う就業規則を作成・変更することをオススメします。
社内のトラブルを一つでも少なくする、そのお手伝いをしたいと思っています。
お気軽にお問い合わせください。