神戸就業規則サポートセンターが、あなたの会社の人事労務に役立つ情報をお伝えします。
スマートフォンが普及したことで、
ツイッター、LINE、youtube、フェイスブック等のSNSで身の回りの出来事や個人の意見が気軽に発信できるようになりました。
SNSは個人のプライベートな情報を発信するには、とても便利なツールです。
しかし、プライベートな情報と会社情報の区切りが曖昧で、
「発信してよいこと、悪い事」の分別がつかない若者社員が急増しています。
勤務中のプライベートな投稿やメールの送受信を取り締まることはもちろん、勤務時間外であっても会社の情報を無断で発信することを禁止する必要があります。
社員は悪気なく会社情報を発信したとしても、
内容によっては会社は大きな損害を受けるケースがあります。
会社のリスクを予防するためにも、就業規則を整備し、社員の会社情報に対する認識を教育する等の対策が必要です。
「ネット社会の情報発信に危機感をお持ちの経営者の方」
こちらの記事をお読みください。
パソコン利用を監視する
勤務中にプライベートなネットの閲覧、投稿、メール、LINEの送受信が増えています。
「仕事の合間にお気に入りのブログを閲覧する」
「手待ち時間中にツイッターでつぶやく」
なんていうことは、多くの社員が経験のあることでしょう。
しかし、度が過ぎてしまい、常にプライベートな利用をしている社員も少なくありません。
勤務時間中は、職務に専念することが義務付けられています。
社員のネットやSNSの利用を制限することは問題ありません。
「SNS利用管理規程」等を作成し、SNSの利用ルールを定め、会社が受けるリスクを予防していきます。
規程中には、会社がパソコンの利用状況を監視する権限があることを定めておきます。
監視権限を定めず、パソコンの利用状況を監視しようとした場合には、
社員からプライバシーの侵害で監視を拒否される可能性もあります。
監視を行おうとする場合には、事前に告知するとともに、就業規則に記載し周知するようにしましょう。
（「SNS利用管理規程」はこちらからダウンロードできます。）
ネット利用のルールを意識づける
就業規則に規定し、ルールを作ったら、社員に意識づけをしていきます。
そのために、誓約書を提出してもらいます。
誓約書を提出してもらうことで心理的な抑止力が働き、不適切な投稿を防ぎやすくなります。
単に「不適切な投稿をしません」といった内容の誓約書では不十分です。
禁止行為を具体的にイメージできず、抑止力も不十分になりやすいためです。
そこで、
・正確な情報を発信すること
・誤解を招く表現をしないこと
・会社名などを明らかにしないこと
・会社や他の人、団体を誹謗中傷しないこと
・プライバシー権や肖像権、知的財産権を侵害する投稿を行わないこと
など、具体的な禁止事項を記載しましょう。
ネット利用のルールを繰り返し発信する
禁止事項を説明した上で誓約書を書かせたとしても、書いてから一定期間が経過すると、抑止力が弱まったり、禁止事項に関する記憶が薄れたりします。
定期的にSNSに関する教育・研修を行いましょう。
SNSでの不適切な投稿により会社が社会的な批判を浴びるリスクがあることや、投稿をした社員やその上司が懲戒処分の対象になることを繰り返し理解させることが重要になります。
不適切な投稿を行った社員に懲戒処分を課すことができるかどうかは、このような教育・研修を行い、会社が繰り返しメッセージを発信していたかどうかも重要なポイントになります。
プライベート利用についてもルールが必要
勤務時間中だけでなく、勤務時間外のルールも必要です。
通勤時間中に、ツイッターで会社や取引先の愚痴をつぶやいたら、そこに会社や取引先の秘密情報が含まれていた。
なんてことはあり得ます。
つまり、会社のパソコンだけを管理しているだけでは不十分なのです。
プライベートな時間についても、秘密情報の取り扱いに関するルールを
「SNS利用管理規程」に定め、対策する必要があります。
規程を作成しておくことで、プライベートな投稿であっても、懲戒処分を行うことができるようになります。
「SNS利用管理規程例」
社会保険労務士が監修した
「SNS利用管理規程例」
をワードファイルでご提供しています。
御社の実情に合わせ、修正して活用することができます。
就業規則規定例のダウンロードは以下のバナーをクリック。
就業規則専門、神戸就業規則サポートセンター代表 社会保険労務士の清水がお伝えしました。
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